OFFICE MANAGER/ADMINISTRATIV MANAGER TILL INTERNATIONELLT BOLAG

Office Management bemanning och rekrytering - Stockholm - Publicerad: 2019-01-11 16:42:35


Vill du arbeta i en spännande och internationell organisation där du har en central och betydande roll? Är du sugen på att axla en roll medett yttersta ansvar för kontorsdriften på vår kunds fyra skandinaviska kontor? Har du dessutom förmågan att arbeta självständigt och proaktivt samtidigt som du brinner för service och är duktig på att arbeta lösningsfokuserat?


Vår kund erbjuder den teknik som håller resesektorn i rörelse - från första sökning till att göra en bokning, från prissättning till biljettförsäljning, från hantering av bokningar till inchecknings- och avgångsprocesser.


Vår kund finner ni i hjärtat av den globala resebranschen. Deras medarbetare, teknik och innovation är dedikerad till att arbeta med kunder och partners för att forma framtiden inom resande. Bolaget består idag av drygt 17000 medarbetare, varav ungefär 200 personer i Skandinavien.


BESKRIVNING AV ARBETSUPPGIFTER

Office Management söker för kunds räkning en Office Manager/Administrativ Manager. I rollen som Office Manager/Administrativ Manager är du ansvarig för en anpassad, lämplig och smidig kontorsdrift av bolagets fyra skandinaviska kontor, ett svenskt, ett norskt och två danska. Du säkerställer en hög servicenivå för både kunder och besökare, såväl över telefon som på plats på kontoren. Samtidigt som du lägger ett stort fokus på att bolagets internt anställda förses med samma servicenivå och den arbetsmiljö som behövs för att upprätthålla bolagets kultur.


Vidare syftar rollen till att stötta organisationen vid interna events, möten etc. med faciliteter och administration som berör, något som självklart ska gå i enlighet med bolagets kommersiella och strategiska mål.

Du kommer tillhöra ett team om fyra personer, där du rapporterar till Head of Administration Scandinavia (som sitter i Danmark) samt arbetar nära bolagets två receptionister, vilka är stationerade vid Stockholmskontoret.


Dina övergripande ansvarsområden kommer bland annat vara att:

Stötta den skandinaviska organisationen med effektiva, solida och smidiga administrativa processer.

Kontinuerligt arbeta med att utveckla de fyra kontoren i Skandinavien så att de stödjer bolagets mål, riktlinjer och arbetssätt.


Fungera som ett närmsta stöd för Head of Administration Scandinavia vid frågor rörande flytt, förbättringar och ombyggnationer.


Ansvar för att driva utvecklingen och behålla arbetsmiljön på de fyra kontoren i Skandinavien, vilket bland annat innefattar brandskyddsarbete, kontakt med myndigheter och samarbete med interna arbetsmiljögrupper.

Ansvara för alla logistiska arrangemang vid interna såsom externa event/händelser.


Verka som funktionellt ansvarig för den dagliga driften av receptionen på Stockholmskontoret.


Förvalta tjänstebilar i Sverige.

Ansvara i kontakt och förhandlingar med leverantörer, fastighetsägare och övriga partners berörande kontorsdriften.


Tjänsten, som är på heltid, är baserad på Sverigekontoret, centralt belägen i Stockholm. Tjänsten kommer att innefatta resor inom Skandinavien, ca 1-2 dagar per månad.

Denna tjänst är en direktrekrytering, vilket innebär att du blir anställd direkt av vår kund. Rekryteringsprocessen sköts via Office Management och vi ombeder er kontakta oss direkt avseende frågor rörande tjänsten eller processen. Tillsättning sker snarast möjligt, men vår kunds nästa Office Manager bör vara på plats senast i början av april.

KVALIFIKATIONER OCH EGENSKAPER

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet från Facility Management, drift av reception och vana av att kommunicera med leverantörer och kunder. Är du van att driva projekt och arbeta med fokus på processoptimering är det meriterande.

För att lyckas i rollen tror vi du har förmåga och erfarenhet av kommunikation med olika typer av människor och i olika situationer. Vidare är du driftig, serviceminded och självständig i ditt arbete.


Vidare ser vi att du behärskar svenska och engelska obehindrat i tal som skrift. Förståelse för det danska och norska språket är meriterande. Du har goda datakunskaper och känner dig framförallt trygg med PowerPoint som verktyg. Har du kunskap inom SAP är det meriterande.


Känns du som rätt person för rollen? Sök då tjänsten redan idag! Rekryteringsprocessen och intervjuer sker löpande.

ÖVRIGT
Start: Januari-Mars
Omfattning: Heltid
Arbetstid: Kontorstider.Plats: Centrala Stockholm

Office Management, handhar denna rekryteringsprocess åt kund. Vi hänvisar eventuella frågor om tjänsten till Maria Lodin på nr. 010-858 51 24. Skicka in din ansökan redan idag då intervjuer sker löpande.


Visa platsannons